So machen Sie Ihren Messeauftritt unvergesslich

Sie haben den ersten Schritt getan und sich für einen Auftritt auf einer der 20 Original Baumessen entschieden – und jetzt? Wir erklären in unserem FAQ-Leitfaden ganz genau, wie Sie Ihren Auftritt zu etwas ganz Besonderem machen können und beantworten die drängendsten Fragen.

Vor der Entscheidung für die Baumesse: Das sollten Sie beachten

Bevor es daran geht, den Messeauftritt konkret zu planen und zu organisieren, sollte jeder Aussteller eine Frage ganz klar für sich beantwortet haben:

Frage 1: Was will ich auf der Baumesse erreichen?

Ist diese Frage beantwortet, ist der erste große Schritt schon getan. Die Antwort bestimmt, was Ihr Ziel für den Auftritt ist, wie die Nachbearbeitung des Auftrittes optimal funktioniert und wie Sie Ihren Erfolg bestmöglich analysieren können.

Antworten auf die Fragen könnten lauten: 

  • Ich möchte auf der Baumesse neue Kunden gewinnen!
  • Ich möchte auf der Baumesse mein neues Produkt vorstellen!
  • Ich möchte auf der Baumesse die Bekanntheit meiner Firma steigern!

Es hilft gegebenenfalls, die Zielsetzung in einem zweiten Schritt noch granularer anzugehen. Dieser Schritt hilft dabei, die einzelnen Aspekte des Auftrittes schon im Vorfeld zielgenau zu gestalten.

Mögliche Punkte in dieser Planungsphase sind:

  • Ich will das Image meiner Firma klar definieren!
  • Ich möchte das Image meiner Firma ändern oder verbessern!
  • Ich will mein neu gegründetes Unternehmen erstmals vorstellen!
  • Ich möchte Kunden gewinnen, die bisher nicht Teil meiner Zielgruppe waren!
  • Ich möchte meine Stammkunden überraschen und Ihnen etwas ganz Besonderes bieten!
  • Ich möchte herausfinden, wie mein Produkt oder meine Dienstleistung im Praxistest bei meinen Kunden ankommt!
  • Ich möchte direkt vor Ort auf der Messe Verkäufe tätigen und Verträge abschließen!
  • Ich möchte neue Vertriebswege erschließen!
  • Ich möchte erfahren, was die Mitbewerber in meinem Feld zu bieten haben!
  • Ich möchte mir einen generellen Überblick über den Markt und meine Positionierung darin machen!

Diese Liste dient natürlich nur zur groben Ideenfindung. Was genau Ihre Ansprüche an sich und Ihren Auftritt sind, weiß niemand besser als Sie selbst. 

Tipp: Definieren Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern Ihre Ziele und halten Sie das Ergebnis detailliert fest – schriftlich und für jeden der Beteiligten einsehbar.

Im Vorfeld der Baumesse: Das sollten Sie beachten

Die Entscheidung für einen Messeauftritt ist gefallen, die Ziele sind festgelegt: Jetzt geht es darum, die Messe professionell und detailliert zu planen. Überlassen Sie Ihren Erfolg nicht dem Zufall!

Frage 2: Wie lege ich mein Budget für die Baumesse fest?

Die erste, wichtige Frage hierbei ist: Wie viel will ich als Aussteller für meinen Auftritt ausgeben?

Das kommt natürlich auch darauf an, welche Erwartungen Sie an den Auftritt haben – deswegen ist die Erarbeitung eines Zieles im Vorfeld so relevant.

Die einzelnen Posten sind am Ende des Tages mit etwas Planung aber klar definierbar und können etwa umfassen:

  • Die Kosten für den Stand selbst, abhängig von Positionierung und Größe
  • Die Kosten für einen externen Dienstleister für Organisation, Aufbau und Abbau, falsch gewünscht
  • Die Kosten für externe Standbetreuung, falls gewünscht
  • Die Kosten für Werbeartikel
  • Die Kosten für die Unterbringung des Teams

Tipp: Notieren Sie sich frühzeitig alle Kosten, die anfallen könnten, und gleichen Sie diese Liste nach und nach mit den realen Posten ab. Hilfreich sein kann zudem eine grobe Vorunterteilung, etwa in die Aspekte:

  • Messestand
  • Ausstattung
  • Personal
  • Werbung/Öffentlichkeitsarbeit

Halten Sie die Budgetplanung durchgehend schriftlich fest, um nicht die Übersicht zu verlieren.

Frage 3: Wie erstelle ich einen Ablaufplan für den Auftritt auf der Baumesse?

Die Checkliste zum Abhaken ist Ihr bester Freund: Sie hilft dabei, einerseits keine Aspekte der Planung zu vergessen, und andererseits einen Überblick über den bereits erfolgten Fortschritt zu behalten. Das ist nicht nur praktisch, sondern hilft auch dabei, immer maximal motiviert am Auftritt zu arbeiten!

Punkte, die auf diese Liste gehören, sind etwa:

  • Was sind die Fristen, die ich einhalten muss?
  • Wie sieht mein Infomaterial aus und was sind die einzelnen Fertigungsschritte?
  • Was sind die Punkte, die ich in einem möglichen Anschreiben an meine Kunden umsetzen will?
  • Welche Produkte und Dienstleistungen aus meinem Angebot will ich vorstellen?
  • Verteile ich Werbeartikel an meinem Stand, biete ich Essen und Getränke an, und woher beziehe ich diese Dinge?

Tipp: Diese Liste kann sehr umfangreich werden. Setzen Sie sich mit Ihrem Team im Vorfeld zusammen und stellen Sie in einem „Brainstorming“-Verfahren sicher, dass keine nur scheinbar selbstverständlichen Aspekte übersehen werden.

Frage 4: Wen nehme ich auf die Baumesse mit?

Die Antwort auf diese Frage wird je nach Größe Ihres Unternehmens sehr unterschiedlich ausfallen. Schlussendlich gilt aber sowohl für den Fünf-Mann-Betrieb als auch für das Unternehmen mit 50 Mitarbeitern: Ihr Auftritt braucht ein oder mehrere Gesichter. 

Damit sind Menschen gemeint, die durch Ihre Präsenz überzeugen und die als direkter und kompetenter Ansprechpartner in Erinnerung bleiben.

Diese Menschen sind die lebende Visitenkarte Ihrer Firma. Sie sollten entsprechend offen, zugewandt, freundlich, kommunikativ und professionell agieren und auf jede Kundenfrage entweder eine Antwort haben oder kompetent an den richtigen Ansprechpartner weiterverweisen können.

Unterschätzen Sie auch nicht, dass ein Messewochenende körperlich ganz schön anstrengend sein kann. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter gut ausgeruht und belastbar sind und nicht vergessen, regelmäßig Pausen zu machen und zudem ausreichend zu essen und zu trinken. 

Frage 5: Wie bewerbe ich meinen Auftritt auf der Baumesse?

Ihr Messeauftritt sollte kein wohlbehütetes Geheimnis sein – teilen Sie Ihren potenziellen Kunden frühzeitig mit, dass Sie vor Ort sein werden!

Unser Team unterstützt Sie sehr gerne bei der Bewerbung Ihres Auftritts. Vieles können Sie aber auch frühzeitig selbst in die Hand nehmen:

  • Schreiben Sie Ihre Kunden an, etwa mit Posteinwürfen oder Newslettern.
  • Informieren Sie Ihre Stammkunden, gerne auch im direkten Gespräch.
  • Arbeiten Sie mit „Mehrwert“: Freikarten, Messerabatte und andere Schmankerl geben Ihren potenziellen neuen Kunden möglicherweise den letzten Anreiz, um sich für einen Besuch auf der Messe zu entscheiden.
  • Lassen Sie Werbemittel drucken und verteilen Sie diese in Ihrer Region.
  • Schalten sie Anzeigen in Regionalzeitungen, Werbebeilagen, im Regionalfernsehen oder bei sonstigen Publikationen.
  • Unterschätzen Sie zudem nicht den Wert von Radiowerbung: Die Sender sind meistens regional ausgerichtet und oft das Erste, was Leute am Morgen zu hören bekommen.
  • Weisen Sie auf Ihrer Website oder auf Ihren Social-Media-Kanälen auf Ihren Auftritt hin. Zur Unterstützung finden sie unter „Ausstellerinfos“ auf unserer Website bei den jeweiligen Unterseiten unserer 20 Original Baumessen Banner in verschiedenen Formaten, die wir Ihnen zur freien Verwendung zur Verfügung stellen.
  • Schalten Sie Online-Werbung, die sehr gezielt an potenziell interessiere Zielgruppen ausgespielt werden kann und deren Wirksamkeit mittels Analyse-Tools besonders gut nachvollziehbar ist.
  • Eine große Hilfe sein kann auch die Beauftragung einer externen Werbeagentur, die beim Verfassen von Werbetexten sowie bei der Erstellung von Bildmaterial von großem Wert sein kann. Die Kosten für eine solche Unterstützung sind im Regelfall überschaubar.

Wichtig ist: Ihr Werbeauftritt sollte hochwertig sein. Gut gemachte, unterhaltsame Werbung erreicht die Kunden, schlechte Öffentlichkeitsarbeit schreckt im schlimmsten Fall eher ab. 

Während der Baumesse: Das sollten Sie beachten

Die Vorbereitungen sind geschafft, die Messe hat begonnen! Was sind nun die wichtigsten Aspekte?

Frage 6: Wie trete ich professionell auf der Baumesse auf?

Wir haben es so ähnlich schon erwähnt, aber dieser Aspekt ist so wichtig, dass er eine Wiederholung rechtfertigt. Um Erfolg auf der Messe zu haben, müssen Sie:

  • Persönlichen Kontakt mit Ihren Kunden suchen
  • Offen kommunizieren und aufgeschlossen sein
  • Präsent sein und Fragen kompetent beantworten
  • Freude an Ihrem Auftritt nicht nur spielen, sondern sie leben

Wichtig ist zudem, dass Sie aktiv auf die Messebesucher zugehen und nicht nur darauf hoffen, dass diese von sich aus zu Ihrem Stand kommen. Zeigen Sie Einsatz und Hilfsbereitschaft, und Ihr Auftritt wird in Erinnerung bleiben.

Es hilft zudem, mit Zustimmung des Kunden eine Gesprächsnotiz anzufertigen, um die spätere Kontaktaufnahme zu erleichtern. Dann haben Sie im Nachklang der Messe bei einer Kontaktaufnahme durch einen Kunden direkt vor Augen, was Sie auf der Messe besprochen hatten, wie Sie ideal helfen können und, vor allem, mit wem Sie es zu tun haben. Diese Art von Kundennähe ist Gold wert.

Nutzen Sie sehr gerne diese von uns angefertigte Vorlage für eine Messe-Gesprächsnotiz als Unterstützung.

Frage 7: Was, wenn etwas bei meinem Messeauftritt schiefgeht?

Die wichtigste Regel: keine Panik. Der Auftritt kann noch so gut und minutiös geplant sein, es ist trotzdem unvermeidbar, dass nicht alles komplett glatt gehen wird. 

Das Gute: Das ist auch völlig in Ordnung. Niemand erwartet von Ihnen Perfektion, solange Sie professionell und freundlich reagieren, wenn zum Beispiel mal die Technik versagt oder etwas zu Bruch geht. Im Gegenteil, ein souveräner Umgang mit Komplikationen lässt Sie sogar in noch besserem Licht erscheinen!

Was natürlich nicht bedeutet, dass Sie nicht versuchen sollten, absehbare Probleme zu vermeiden:

  • Weiß jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit, was seine Rolle ist?
  • Sind alle Mitarbeiter gut ausgeruht?
  • Verfügt jeder Mitarbeiter über das Arbeitsmaterial, dass er oder sie benötigt?
  • Ist sichergestellt, dass Ihr Stand zu jedem Zeitpunkt besetzt ist?
  • Ist sichergestellt, dass aller Mitarbeiter stets die Möglichkeit haben, sich gegenseitig zu kontaktieren?

Am besten fertigen Sie auch hier eine Checkliste an, auf die alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben. Ein Briefing zum Messestart verhindert zudem Unsicherheiten im laufenden Betrieb.

Und natürlich gilt die absolute Kardinalregel: Lassen Sie Ärger und Stress unter keinen Umständen an Messebesuchern und Kunden aus!

Nach der Baumesse: Das sollten Sie beachten

Die Baumesse ist vorbei – jetzt erst mal durchschnaufen und sich gegenseitig auf die Schulter klopfen. Sie können stolz auf sich sein! Und dann geht es gleich weiter mit der Nachbearbeitung.

Frage 8: Wie verwerte ich meine Messekontakte ideal?

Sie haben auf der Messe hunderte Menschen getroffen; die, die noch keine Kunden sind, gilt es nun, zu welchen zu machen! Es gilt, Gespräche und Projekte zeitnah auszuwerten, umzusetzen und sinnvoll zu bearbeiten.

Das ist ein unabdingbarer Schritt, denn ohne eine gut aufgearbeitete Nachbearbeitung verläuft sich all die Mühe des Baumesse-Wochenendes im Sand.

Sie wollen aber natürlich, dass die investierte Zeit und das investierte Geld maximal genutzt werden, also machen Sie diesen letzten Schritt – die Erholungsphase danach können Sie umso entspannter nutzen.

Wir haben für Sie eine Liste der wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Sie auf dem Nachbereitungsradar haben sollten:

  • Nehmen Sie die Termine wahr, die Sie auf der Messe vereinbart haben – stellen sie während der Messe eine gute Dokumentation sicher.
  • Schicken Sie Dankesschreiben an wichtige Kunden – dieser kleine Aufwand bleibt im Gedächtnis.
  • Senden Sie interessierten Besuchern zeitnah Angebote, Unterlagen und Informationen zu.
  • Behalten Sie ihre Gesprächsnotizen im Blick: Wer wollte wann was?
  • Sie haben jetzt wahrscheinlich viele neue Aufträge, die Sie abarbeiten müssen. Sorgen Sie für realistische Fristen und lassen Sie keinen davon unter den Tisch fallen.
  • Melden Sie sich direkt nach der Messe bei interessierten Kunden – dadurch beweisen Sie Ihre Handschlagqualität. Beziehen Sie sich dabei auf Ihre Gesprächsnotizen. Sie signalisieren dadurch echtes Interesse, Professionalität und Zuverlässigkeit und heben sich idealerweise positiv von der Konkurrenz ab.
  • Gehen Sie Ihre Liste durch: Haben Sie die Ziele erreicht, die Sie im Vorfeld der Messe definiert haben? Wo gibt es Verbesserungspotenzial?
  • Haben Sie Ihr Budget richtig geplant und einhalten können? Identifizieren Sie, in welchen Bereichen es zu unerwarteten Ausgaben gekommen ist oder Sie sogar weniger investieren mussten als geplant. Das ist Gold wert für den nächsten Messeauftritt.
  • Wie verarbeitet die anwesende Konkurrenz die Messe? Können Sie daraus etwas für Ihre eigene Nachbearbeitung mitnehmen?
  • Gibt es für Sie relevante neue Entwicklungen auf dem Markt, die Sie auf der Messe wahrgenommen haben? Lassen Sie dieses Wissen in Ihre Planung einfließen.
  • Klingt ein wenig nach Schulaufsatz, hilft aber dabei, Ihren Messeauftritt gut im Gedächtnis zu behalten und die wichtigsten Erkenntnisse zu strukturieren: Halten Sie relevante Ereignisse und Ergebnisse in einem kurzen, gerne auch ausformulierten, Messebericht fest.
  • Gibt es Verbesserungs- oder Veränderungsvorschläge, die Sie der Baumesse mitteilen wollen? Melden Sie sich bei uns! Wir wollen Ihnen auch bei Ihrem nächsten Auftritt ein ideales Erlebnis bieten, und Ihr Feedback ist dafür unabdingbar. 
  • Wie haben Ihre Mitarbeiter die Messe erlebt? Gab es besonders schöne Momente, oder solche, bei denen es gehakt hat? Lassen Sie diese wichtigen Erkenntnisse unbedingt in Ihre Nachbearbeitung einfließen.
  • Tu Gutes und rede darüber: Informieren Sie Presse. Kunden und alle, die es hören sollen, über Ihren Messeerfolg. Senden Sie Fotos und Artikel, und machen Sie Ihren Auftritt über die Messe hinaus unvergesslich!

Gratulation zur erfolgreich absolvierten Baumesse! Wir freuen uns darauf, sie beim nächsten Mal wieder begrüßen zu dürfen.