Sobald der erste LKW an die Laderampe rollt und die ersten Markierungen auf dem Hallenboden kleben, greift ein Zahnrad ins andere. Wenn ein Baustein steht, folgt der nächste – und plötzlich entsteht wie von Zauberhand eine komplette Kleinstadt. Als Auszubildende zur Veranstaltungskauffrau mittendrin zu sein, ist jedes Mal wieder faszinierend!
Phase 1: Die Ruhe vor dem Ansturm & das Aufmaß (drei Tage bis einen Tag vor der Messe)
Alles beginnt mit viel Klebeband und Maßbändern. Bevor auch nur eine Standwand aufgestellt werden kann, muss das Grundraster der Halle stehen. Die Hallenpläne, die wir monatelang im Büro am PC geplant haben werden jetzt real auf den Boden übertragen. Es stellen sich Fragen wie:
- Wo verlaufen die Hauptgänge?
- Wo liegen die Strom- und Wasseranschlüsse?
- Stimmen die Abmessungen der Standflächen?
Ein kleiner Messfehler hätte hier fatale Folgen für die gesamte Halle; echtes Präzisionshandwerk also!
Phase 2: Schweres Gerät & der Standbau (ein Tag vor der Messe)
Jetzt rollt die Logistik an. Gabelstapler hupen, Hubwagen klappern und überall hört man Akkuschrauber. Innerhalb weniger Stunden ziehen die Messebauer Wände hoch, verlegen Teppichböden und montieren die Beleuchtung.
Als Veranstalter sind wir in dieser Phase vor allem als Problemlöser und Koordinator unterwegs:
- Passt der gelieferte Mietmöbel-Satz?
- Benötigt ein Aussteller noch spontan einen weiteren Stromanschluss?
- Welcher LKW blockiert gerade die Zufahrt zur Laderampe?
Hier zeigt sich, wie wichtig gute Kommunikation und ein funktionierender Logistikplan sind.
Phase 3: Feinschliff, Standabnahme & Eröffnung (der Messe-Morgen)
Am Morgen des ersten Messetages ist die Verwandlung komplett: Die Dekoration steht, Broschüren sind auf den Tischen verteilt und das Scheinwerferlicht sitzt.
Kurz vor Hallenöffnung folgt die offizielle Standabnahme. Wir prüfen noch einmal, ob alle Sicherheits- und Brandschutzauflagen eingehalten wurden und die Fluchtwege frei sind. Wenn dann die Türen öffnen und die ersten Besucher die Halle betreten, fällt die Anspannung ab und macht einem richtig guten Gefühl Platz: Wir haben es geschafft.
Mein Fazit aus dem Azubi-Alltag
Der Aufbau einer Messe ist anstrengend, laut und fordert volle Konzentration. Aber zuzusehen, wie aus Strichzeichnungen am PC in nur 48 Stunden ein lebendiges Event entsteht, ist das beste Gefühl an meinem Beruf.
